Här har vi samlat svar på de vanligaste frågor vi får om våra medlemssystem. Hittar du inte svar på just din fråga är du välkommen att kontakta oss. Du kan även skicka in en intresseanmälan ».

Medlemskap

Är det svårt att söka och se information om en viss medlem?
Vi har flera olika typer av medlemskap och avgifter. Hur fungerar det?
Hur registrerar vi en ny medlem?
Vi har familjemedlemskap. Hur fungerar det i Membit Förening?
Om en medlem byter adress. Hur gör vi då?
Hur många medlemmar kan systemet hantera?

Priser:

Vad kostar Membit medlemssystem?
Har ni olika paket för olika föreningar och kårer?
Vad kostar nya versioner och att uppdatera systemet?

Installation och komma igång:

Kräver systemet att något installeras?
Måste vi investera i t.ex. ny server eller nya datorer?
Måste vi använda en speciell webbläsare?
Hur kommer vi igång?
Hur lång tid tar det att komma igång?
Kan vi föra över namn från vårt nuvarande system till Membits medlemssystem?
Kan flera ha tillgång till medlemsregistret?
Kan flera vara inne i systemet samtidigt?
Vi har ett PlusGiro konto idag, kan vi fortsätta använda det?

Funktioner och tjänster:

Hur aviserar vi avgifter till medlemmarna?
Hur registreras betalningar i Membits medlemssystem?
Kan vi ta ut bokföringsunderlag?
Spelar det någon roll vilket bokföringssystem vi använder?
Vi är intresserade av medlemskort. Hur fungerar det?
Kan medlemmen själv se sina räkningar och betalningar?
Kan vi söka på medlemmar som ej betalt?
Kan vi göra urval för att t.ex. skicka information till vissa medlemmar?
Kan vi skriva ut etiketter?

Demo och Utbildning:

Har ni någon demo vi kan testa?
Jag vill veta mer om hur systemet fungerar. Hur gör jag?
Finns det någon utbildning för Membits medlemssystem?

Behandling av personuppgifter och säkerhet

Måste vi ta hänsyn till PUL?
Är det säkert att använda ett helt webbaserat program för personuppgifter?
Kan vi i Membits medlemssystem ytterligare öka säkerheten kring medlemmarnas personuppgifter?
Vårt register försvann med datorn på kansliet vid ett inbrott. Kan det hända här?
Hur länge sparas uppgifterna?

Medlemskap

Är det svårt att söka och se information om en viss medlem?

Svar: Nej, det fina med Membit medlemssystem är att all information om en medlem syns i en bild. Där ser ni både namn-, adress- och kontaktuppgifter samt medlemmens avier/räkningar, betalningar, ev. medlemskort och sektionstillhörighet. Via sökfunktionen kan ni enkelt hitta en medlem. Det finns färdiga rapporter för t.ex. vem som betalt etc, men ni kan också enkelt bygga urval efter specifika fält.

Vi har flera olika typer av medlemskap och avgifter. Hur fungerar det?

Svar: Membits medlemssystem kan hantera flera olika typer av medlemskap och avgifter. En räkning kan innehålla upp till 15 olika avgifter som både kan vara obligatoriska och frivilliga. Membit läser in medlemmarnas betalningar från bankgirot varje arbetsdag. Betalningarna registreras automatiskt på rätt medlem och styrs till rätt konto i bokföringsunderlaget. Det kan vara allt från medlems-, sektions- och träningsavgifter till andra avgifter som t.ex. stödmedlemskap.

Hur registrerar vi en ny medlem?

Svar: Användare i Membit kan enkelt skriva in en medlem och dela ut en räkning. Men vi rekommenderar att ni hänvisar till självbetjäningen, via t.ex. föreningens hemsida. Där kan medlemmen själv fylla i sina uppgifter, välja medlemskap och betala sin avgift. Det sparar tid för er i föreningen, men även för medlemmen.

Vi har familjemedlemskap. Hur fungerar det i Membit Förening?

Svar: Membit hanterar familjemedlemskap. Det finns alltid en huvudmedlem som aviseras och sedan kan man koppla eller koppla ifrån enskilda medlemmar, vilket också syns tydligt i huvudmedlemmens medlemsbild.

Om en medlem byter adress. Hur gör vi då?

Svar: En användare kan enkelt göra ändringen i medlemsbilden, men det smidigaste är nog att medlemmen loggar in i självbetjäningen och gör det själv.

Hur många medlemmar kan systemet hantera?

Svar: Det finns ingen begränsning för antalet medlemmar.
Till toppen av sidan

Priser:

Vad kostar Membit medlemssystem?

Svar: Membits prismodell grundar sig framför allt på antalet betalande medlemmar. Det betyder att om ni får färre medlemmar betalar ni mindre för systemet och omvänt. Är ni intresserade av att veta vad Membit kostar för just er förening eller kår, så skickar vi gärna en offert. Gå till intresseanmälan »

Har ni olika paket för olika föreningar och kårer?

Svar: Vi har idag separata system för kårer respektive föreningar. Vi kallar dem Membit Förening och Membit Student. Det spelar ingen roll hur stor eller liten organisation ni är. Alla använder samma grundsystem. Däremot kan ni välja olika tilläggstjänster efter den egna föreningens eller kårens behov.

Vad kostar nya versioner och att uppdatera systemet?

Svar: Inget, det ingår i priset av Licens- och driftsavtalet. Membit utvecklar löpande nya funktioner och lösningar i samarbete med våra kunder. Denna utveckling ingår i våra priser. Vill ni däremot ha en helt egen funktion gör vi det mot offererade priser.
Till toppen av sidan

Installation och komma igång:

Kräver systemet att något installeras?

Svar: I stort sett nej, eftersom Membit medlemssystem är helt webbaserade. Det som krävs är att ni har en webbläsare och JavaVM installerat, vilket är standard i de flesta datorer. Vill ni själva skriva ut enstaka räkningar med OCR-utskrift behöver ni ett OCR-typsnitt installerat.

Måste vi investera i t.ex. ny server eller nya datorer?

Svar: Nej, Membits medlemssystem är helt webbaserade, så det är bara att logga in och köra.

Måste vi använda en speciell webbläsare?

Svar: Nej, Membit Förening och Membit Student fungerar med de vanligaste webbläsarna som t.ex. Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari mfl.

Hur kommer vi igång?

Svar: Det är enkelt att komma igång med Membits medlemssystem. När vi är överens om att starta upp och bestämt vilka tjänster som ska ingå, lägger Membit upp er förening eller kår i systemet. Er administratör kan då logga in i ert system och tillsammans med Membits personliga support skapas sektioner och räkningar utifrån hur ni vill kategorisera och avisera era medlemmar.

Hur lång tid tar det att komma igång?

Svar: Det tar normalt bara någon dag för Membit att lägga upp en förening eller kår. Det som brukar ta tid är att bestämma hur ni vill indela era medlemmar och att ordna fram ett bankgiro för inbetalningarna. När vi är överens om vilka tjänster ni vill ha skriver vi ett avtal som också reglerar hur vi får hantera era uppgifter. När vi lagt upp er förening eller kår kan er administratör logga in i ert system för att lägga upp fler användare, skapa sektioner och räkningar samt lägga till medlemmar.

Kan vi föra över namn från vårt nuvarande system till Membits medlemssystem?

Svar: Det är möjligt att importera medlemmar från olika typer av system. Hör med oss hur det fungerar med just ert system.

Kan flera ha tillgång till medlemsregistret?

Svar: Ni bestämmer själva hur många användare som ska ha tillgång till medlemssystemet. Er administratör kan enkelt lägga upp fler användare och bestämma vad de får och inte får göra.

Kan flera vara inne i systemet samtidigt?

Svar: Ja, utan problem. Det finns ingen begränsning hur många användare som kan vara inne samtidigt. Det blir effektivt när en person kan lägga in nya medlemmar medan någon annan tar fram ekonomiska rapporter. Ni är således aldrig låsta till en enskild dator utan kan effektivisera och underlätta genom att dela upp arbetet

Vi har ett PlusGiro konto idag, kan vi fortsätta använda det?

Svar: Nej, Membits medlemssystem är byggt för att vi ska läsa in bankgirofiler för våra kunders räkning. Bankgirot ni använder ska bara användas för medlemsinbetalningar, så att automatisk ocr-matchning fungerar.
Till toppen av sidan

Funktioner och tjänster:

Hur aviserar vi avgifter till medlemmarna?

Svar: Den huvudsakliga aviseringen görs av Membit efter att vi tillsammans bestämt hur och när. Det kan ske genom att vi skriver ut och kuverterar en fysisk räkning med er layout och/eller att vi mejlar den till era medlemmar. Membit har idag kapacitet att skriva ut och kuvertera ca 10 000 avier i timmen. Föreningen eller kåren kan skriva ut enstaka räkningar vid behov.

Hur registreras betalningar i Membits medlemssystem?

Svar: Membit registrerar automatiskt alla betalningar i systemet som görs till föreningens eller kårens bankgiro. Det sker varje helgfri arbetsdag året runt. Det gör att ert register uppdateras även om ni inte är på plats. Ni kan även manuellt registrera betalningar som t.ex. görs kontant till föreningen eller kåren.

Kan vi ta ut bokföringsunderlag?

Svar: Det går alldeles utmärkt att ta fram bokföringsunderlag för valfri period. Eftersom alla delavgifter registreras på rätt konto från början, så behöver ni inte lägga tid på att fördela inbetalningar mellan olika konton.

Spelar det någon roll vilket bokföringssystem vi använder?

Svar: Nej, det har ingen betydelse. Er kassör tar fram bokföringsunderlag för valfri period och eftersom alla delavgifter registreras på rätt konto från början så behöver föreningen inte lägga tid på att fördela inbetalningar mellan olika konton.

Vi är intresserade av medlemskort. Hur fungerar det?

Svar: En finess i Membits medlemssystem är att föreningen eller kåren kan hantera medlemskort direkt i systemet. Membit tar hand om produktionen av korten och tillverkar efterhand som medlemmar betalar. För kårer finns också tjänster att beställa Studentkortet eller Mecenat direkt från systemet.

Kan medlemmen själv se sina räkningar och betalningar?

Svar: Ja, medlemmen kan logga in i självbetjäningen och där bl.a. både se och betala sina räkningar.

Kan vi söka på medlemmar som ej betalt?

Svar: Det finns färdiga rapporter som visar vem som betalt och vem som inte betalt. Till de som inte betalt kan man skicka en påminnelse.

Kan vi göra urval för att t.ex. skicka information till vissa medlemmar?

Svar: Det är enkelt att göra urval (sökningar) på olika uppgifter som är inlagda i medlemsbilden. Resultatet av urvalet kan ni kopiera till andra program, spara i olika filformat eller se direkt på skärmen.

Kan vi skriva ut etiketter?

Svar: Inte direkt i systemet. Våra föreningar eller kårer som själva vill skriva ut etiketter har normalt en färdig mall i t.ex. Word för sin skrivare och sin etikettyp. I Membits medlemssystem tar ni enkelt fram en textfil med registerposterna och kopplar den till er mall.
Till toppen av sidan

Demo och Utbildning:

Har ni någon demo vi kan testa?

Svar: Inte via vår hemsida. Kontakta oss, så kan en av våra säljare demonstrera via nätet.

Jag vill veta mer om hur systemet fungerar. Hur gör jag?

Svar: Förutom det som framgår på vår hemsida är nog det snabbaste och enklaste sättet att skicka en intresseanmälan ». Vi kontaktar dig och kan då ge dig personlig och relevant service.

Finns det någon utbildning för Membits medlemssystem?

Svar: Membits medlemssystem är utformat så att det ska vara förståeligt och enkelt att börja använda. Vår erfarenhet är att nya användare kommer igång snabbt genom att bara gå in och titta i systemet och genom att använda den medföljande handboken. Trots det kan det finnas anledning att lära sig mer. Membit erbjuder därför utbildningar på användar- och administratörsnivå. Målet med en utbildning är att kunna arbeta ännu smidigare och effektivare.
Till toppen av sidan

Behandling av personuppgifter och säkerhet

Måste vi ta hänsyn till PUL?

Svar: I allra högsta grad. Personuppgiftslagen (PUL) gäller för alla som behandlar personuppgifter. Det är alltid ni som förening eller kår som äger era personuppgifter och inte Membit. Ni är s.k. Personuppgiftsansvariga och är därmed den som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad de ska användas till. Membit är alltid s.k. Personuppgiftsbiträde för våra föreningar och kårer. Vi kan inte behandla personuppgifterna på annat sätt än så som vi har uppdrag från föreningen eller kåren att göra. Membit rekommenderar därför att varje förening eller kår tar reda på mer om PUL och vad som gäller för just er. Mer information kan man hitta på Datainspektionens sida: www.datainspektionen.se.

Är det säkert att använda ett helt webbaserat program för personuppgifter?

Svar: Membits medlemsystem är en säker lösning av tre skäl:
1. All information mellan er dator och Membit skickas via krypterad trafik
2. Inga personuppgifter ligger i webbgränssnittet. Membit har en s.k. 3-skiktslösning, där personuppgifterna endast är åtkomliga via våra applikationer.
3. Membit använder en servermiljö som har skydd mot både intrång, brand och stöld.

Kan vi i Membits medlemssystem ytterligare öka säkerheten kring medlemmarnas personuppgifter?

Svar: Ni kan skapa behörigheter för olika användare. Ni kan även begränsa tillgängligheten till de timmar som användaren ska vara på plats och/eller från en specifik dator. Ni kan ställa in hur länge en inloggad användare kan vara inaktiv innan man automatiskt loggas ut.

Vårt register försvann med datorn på kansliet vid ett inbrott. Kan det hända här?

Svar: Nej, det ska inte kunna hända. Membit gör automatiskt löpande säkerhetskopior under varje dag till olika media och geografiska platser.

Hur länge sparas uppgifterna?

Svar: Det är föreningens ansvar att följa PUL och radera uppgifter som föreningen inte längre får behålla. Så länge man har avtal med Membit ingår det att Membit sparar alla betalningsuppgifter i 7 år enligt bokföringslagens krav. Lyckas föreningen värva en tidigare raderad medlem länkas den tidigare betal- & räkningshistoriken automatiskt ihop igen. Med andra ord tar Membit hand om en hel del arbete, som föreningen slipper att tänka på.
Till toppen av sidan

Kommentera

Prenumerera på Nyheter
Prenumerera

Prenumerera på våra nyheter

Membit har i över 20 år avlastat och förenklat.